第十二期

聽說有人,只花5秒就完成年度服務人數統計…
又有人,幫計畫書編目錄也只需要5秒,
還可以設定自動變化,不用改了內文又要重新寫目錄…

到底這是什麼神技呢?
今天要分享如何聰明建檔,讓工作事半功倍!

Word篇

封面、目錄、頁碼, 三劍客不拆散

頁數多又要對外的檔案,例如計劃書和成果,
建議「封面、目錄、頁碼」三劍客要到齊,
資料查找更快速,而且看起來質感就不一樣了呢!

快速插入頁碼

頁碼不要一張一張編號呀!
使用word功能,加上一點點客製化調整,文件編輯更快速。

(PS. PPT也有類似功能喔!)

具備超連結的目錄

一行一行key目錄好累喔,頁數變了又要重寫一次…
來來來,讓word幫你自動化建立目錄,還附贈超連結的功能,轉成PDF檔看起來就很厲害~

別再用空白鍵排版、用Enter換頁了

這兩個按鈕長得又大又好按,忍不住讓人一直按,
但使用空白鍵和Enter排版非常容易跑掉,
是時候和他們說再見了!

這頁還沒打完但想換下一頁:Ctrl + Enter一起按

Excel 篇

直的都是條件,橫的都是資料

直的(ABCD)請放條件,例如姓名、性別、居住地等等,
橫的(1234)則是一筆一筆的資料,例如一位長輩一列,
因為Excel大部分的功能,都是用這個方式設計的!
使用這樣的資料格式,
就能順暢使用Excel內建的篩選、加總、分析等功能囉!

單純化表格內容

請勿把多個條件塞在同一直排,
同類型資料也請一列一列往下新增。
我知道,你比較喜歡橫著看資料,
但是Excel不喜歡,他就不會幫你自動計算了,
這損失有點大啊!

日期、數據請用excel格式

你怎麼紀錄2021年2月25日呢?
有人直接寫成20210225,也有人寫2021/02/25,
想合併資料時變得亂糟糟的。
最簡單的方法,就是使用excel內建格式建檔。

把姓名中間變成圈圈

社工夥伴最想要的功能在這裡~
一次把個案名字整理好,符合個資法規定。
教學連結:https://blog.xuite.net/yh96301/blog/80724141

同一格子內換行:Alt + Enter

如標題,別再用空白鍵換行囉!

【重點!】

看到這裡是否發現,電腦什麼功能都有,
如果想要「紅色加粗的標楷體」,可能無法一次到位,
適時把它拆成多個小步驟,分別找到配對的功能,
就可以達到想要的效果。
因此要成為文書處理達人,
只需要多認識一點小功能、具備彈性組合的能力。
請多使用軟體既有功能,加快執行整理速度!

但那麼多小功能,哪裡記得住呢?
不要忘記你有親愛的夥伴,
還有好用的高齡資訊通wordexcel密技專區,
願Google大神保佑你~

點閱: 9